Heizkostenabrechnung prüfen: So finden Sie Fehler

Eine Nachzahlung von mehreren hundert Euro sorgt schnell für schlechte Laune. Noch ärgerlicher wird es, wenn die Abrechnung Fehler oder auffällige Kosten enthält. Eine Stichprobe von co2online und Finanztip aus dem Jahr 2019 zeigte: Bei vier von fünf geprüften Heizkostenabrechnungen gab es Mängel oder Auffälligkeiten. Mit diesem Prüfplan arbeiten Sie sich von den formalen Angaben bis zu den Belegen vor. Sie erfahren, welche Positionen besonders häufig Fragen aufwerfen, wann Sie widersprechen sollten und wie Sie die nächsten Schritte dokumentieren.

Diese Angaben sollten Sie in Ihrer Abrechnung finden

Eine Heizkostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass Sie die Berechnung Ihres Anteils nachvollziehen können. Die folgende Übersicht hilft bei einer ersten formalen Prüfung.

Fehlt eine zentrale Angabe, können Sie zunächst eine Erläuterung verlangen. Ob daraus tatsächlich ein formeller Fehler oder ein Kürzungsrecht folgt, hängt vom Einzelfall ab.

Die häufigsten Fehler: Hier lohnt sich der zweite Blick

Nicht jede hohe Zahl ist falsch. Manche Positionen sind aber besonders fehleranfällig oder ohne zusätzliche Unterlagen schwer zu beurteilen.

1. Der Abrechnungszeitraum passt nicht

Vergleichen Sie den Zeitraum auf der Abrechnung mit Ihrem Mietvertrag und dem Datum Ihres Ein- oder Auszugs. Die Abrechnung darf Ihnen nicht einfach Kosten für Monate zurechnen, in denen Sie die Wohnung noch nicht genutzt haben oder bereits ausgezogen waren.

Bei einem Nutzerwechsel muss der Verbrauch grundsätzlich nachvollziehbar zwischen den beteiligten Parteien aufgeteilt werden. Prüfen Sie deshalb, ob das angegebene Nutzungsende stimmt und ob für Ihren Ein- oder Auszug ein Zwischenablesewert berücksichtigt wurde.

2. Vorauszahlungen fehlen

Eine Nachzahlung kann sich schon deshalb erhöhen, weil ein Teil Ihrer Abschläge nicht eingetragen wurde. Vergleichen Sie die Summe auf der Abrechnung mit Ihren Mietunterlagen und Kontoauszügen.

Notieren Sie für jeden Monat, welchen Betrag Sie für Betriebskosten oder Heizkosten gezahlt haben. Wenn Sie nur einen Gesamtbetrag überweisen, muss die Hausverwaltung erklären können, wie die Vorauszahlung auf die einzelnen Kostenarten verteilt wurde.

3. Die Wohnfläche ist falsch

Ein Teil der Heizkosten wird nicht nach individuellem Verbrauch, sondern nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Schon eine falsch angesetzte Fläche kann deshalb den eigenen Kostenanteil verändern.

Vergleichen Sie die Quadratmeterzahl mit dem Mietvertrag. Hat sich die Wohnfläche durch einen Umbau, eine Zusammenlegung oder eine Korrektur geändert, sollte die Abrechnung erkennen lassen, welcher Wert für den betreffenden Zeitraum verwendet wurde.

4. Verbrauchswerte sind unplausibel

Schauen Sie nicht nur auf die Endsumme. Prüfen Sie die einzelnen Ablesewerte und deren Zuordnung zu Ihrer Wohnung.

Auffällig sind zum Beispiel:

• eine falsche Wohnungs- oder Zählernummer
• ein Verbrauch, der trotz längerer Abwesenheit stark steigt
• ein großer Sprung gegenüber dem Vorjahr ohne erkennbare Erklärung
• geschätzte Werte, obwohl eine Ablesung möglich gewesen wäre
• fehlende Angaben zu Anfangs- oder Endstand
• Werte, die offensichtlich nicht zum angegebenen Ablesedatum passen

Eine Schätzung ist nicht automatisch unzulässig. Lassen Sie sich aber erklären, warum geschätzt wurde und nach welcher Methode der Wert entstanden ist.

5. Der Verteilerschlüssel bleibt im Dunkeln

Die Abrechnung sollte nicht nur Ihren persönlichen Verbrauch nennen. Sie muss auch zeigen, nach welchem Maßstab die Gesamtkosten verteilt wurden.

Achten Sie auf Begriffe wie „Grundkosten“, „Verbrauchskosten“, „Wohnfläche“ oder „Nutzfläche“. Prüfen Sie außerdem, ob die angegebenen Prozentsätze zusammen 100 Prozent ergeben und ob die Aufteilung für Heizung und Warmwasser getrennt erläutert wird.

Ein Rechenfehler lässt sich oft bereits erkennen, wenn Sie den ausgewiesenen Anteil mit den Gesamtkosten und dem angegebenen Verteilerschlüssel vergleichen. Für die rechtliche Bewertung besonderer Verteilungsmodelle ist eine Beratung sinnvoll.

6. Reparaturen stehen in der Abrechnung

Laufende Kosten für den Betrieb der Heizung können grundsätzlich zu den umlagefähigen Heiznebenkosten gehören. Reparaturen und Instandsetzungen müssen dagegen grundsätzlich von der vermietenden Person getragen werden.

Achten Sie deshalb auf Bezeichnungen wie „Reparatur“, „Instandsetzung“, „Austausch“ oder „Störungsbeseitigung“. Eine Wartung ist nicht dasselbe wie eine Reparatur. Lassen Sie unklare Sammelpositionen durch die zugrunde liegenden Rechnungen erklären.

7. Betriebsstrom wirkt ungewöhnlich hoch

Die Heizanlage benötigt Strom für Pumpen, Regelung und weitere Bestandteile. Dieser Betriebsstrom kann als Heiznebenkosten auftauchen.

In der Stichprobe von co2online und Finanztip aus dem Jahr 2019 waren die Betriebsstromkosten bei jeder fünften untersuchten Abrechnung auffällig hoch. Dieser Befund stammt aus einer damaligen Stichprobe und ist kein allgemeingültiger Grenzwert. Wenn der Betrag deutlich steigt, sollten Sie die Rechnung, den angesetzten Verbrauch und die Berechnung des Anteils einsehen.

8. Warmwasser ist nicht nachvollziehbar berechnet

Bei einer zentralen Anlage müssen Kosten für Raumwärme und Warmwasser getrennt betrachtet werden. Prüfen Sie, ob die Abrechnung beide Bereiche ausweist und ob die dazugehörigen Verbrauchswerte genannt werden.

In derselben Stichprobe war die Ermittlung des Energieanteils für Warmwasser bei 60 Prozent der untersuchten Abrechnungen auffällig. Auch diese Zahl bezieht sich ausschließlich auf die damalige Auswahl und lässt sich nicht auf alle Abrechnungen übertragen.

Fehlen Angaben zur Warmwasserberechnung oder erscheinen die Werte nicht plausibel, fordern Sie die Berechnungsunterlagen an. Ein pauschales Kürzen sollten Sie erst nach fachlicher oder rechtlicher Prüfung vornehmen.

9. Fernwärme wird nur als Gesamtbetrag ausgewiesen

Bei Fernwärme haben Mieter*innen häufig keinen eigenen Vertrag mit dem Versorger. Sie erhalten die Kosten über die Heizkostenabrechnung des Gebäudes. Umso wichtiger ist, dass die Abrechnung die Preisbestandteile und den Abrechnungszeitraum nachvollziehbar macht.

Fragen Sie nach …

• dem Arbeitspreis für die gelieferte Wärmemenge
• dem Grund- oder Leistungspreis
• dem Abrechnungszeitraum des Versorgers
• Preisänderungen innerhalb des Zeitraums
• weiteren Kosten der Wärmeversorgung

Ein hoher Gesamtbetrag kann durch gestiegene Preise, einen höheren Verbrauch oder eine veränderte Kostenverteilung entstehen. Erst die Belege zeigen, welcher Grund in Ihrem Fall maßgeblich ist.

10. Die Abrechnung kommt zu spät

Vermieter*innen müssen die Betriebskosten grundsätzlich innerhalb von zwölf Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Maßgeblich ist, wann Ihnen die Abrechnung zugeht.

Endet der Abrechnungszeitraum zum Beispiel am 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 bei Ihnen eingegangen sein. Eine verspätete Nachforderung können Vermieter*innen in der Regel nicht mehr verlangen. Eine Ausnahme kann gelten, wenn die verspätete Abrechnung nicht von der vermietenden Person zu vertreten ist.

Ein Guthaben bleibt grundsätzlich bestehen. Bewahren Sie deshalb auch eine verspätet eingegangene Abrechnung auf und prüfen Sie, ob sie ein Guthaben oder eine Nachforderung ausweist.

So prüfen Sie Ihre Heizkostenabrechnung in 30 Minuten

Für die erste Prüfung brauchen Sie keine besondere Software. Legen Sie die Abrechnung, den Mietvertrag, frühere Abrechnungen und – wenn möglich – Ihre Kontoauszüge bereit.

Belegeinsicht: Was Sie verlangen können

Wenn eine Position nicht nachvollziehbar ist, dürfen Sie die Unterlagen einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Dazu können Brennstoffrechnungen, Rechnungen des Fernwärmeversorgers, Ableseprotokolle, Wartungsrechnungen, Unterlagen zur Verbrauchserfassung und die Berechnung des Verteilerschlüssels gehören.

Bitten Sie schriftlich um einen Termin oder um eine geeignete Möglichkeit zur Einsichtnahme. Nehmen Sie Ihre Fragenliste mit. Sie dürfen sich Notizen machen; ob und in welcher Form Sie Unterlagen fotografieren oder Kopien erhalten, sollte vor Ort geklärt werden.

Fordern Sie nicht pauschal „alle Unterlagen“ an, wenn Sie bereits konkrete Fragen haben. Benennen Sie die Positionen, die Sie prüfen möchten. Das macht Ihr Anliegen für die Hausverwaltung leichter bearbeitbar und hilft Ihnen selbst, den Überblick zu behalten.

Was tun bei einem Fehler? Die richtige Reihenfolge

Damit Sie schnell zum Ergebnis (im Optimalfall zum Erfolg) kommen, finden Sie im Folgenden die wichtigsten Schritte. 

1. Abweichung dokumentieren

Markieren Sie die betreffende Zeile und notieren Sie, warum sie Ihnen auffällt. Halten Sie Datum und Zugang der Abrechnung fest.

2. Erklärung anfordern

Fragen Sie die Vermieterin, den Vermieter oder die Hausverwaltung nach der Berechnung. Bleiben Sie konkret und setzen Sie eine angemessene Frist für die Antwort.

3. Belegeinsicht verlangen

Bleibt die Antwort offen oder widersprechen die Unterlagen der Abrechnung, bitten Sie um Einsicht in die zugrunde liegenden Belege.

4. Schriftlich widersprechen

Erkennen Sie einen möglichen Fehler oder möchten Sie Ihre Rechte sichern, teilen Sie Ihre Einwendungen in Textform mit. Ein Widerspruch kann zunächst auch vorläufig formuliert werden, wenn die Belege noch fehlen.

5. Zahlung rechtlich klären

Ein Widerspruch allein beantwortet nicht automatisch die Frage, ob eine Nachzahlung fällig ist. Lassen Sie sich bei einer hohen Forderung beraten. Wenn Sie den Betrag zunächst zahlen, kann der Zusatz „unter Vorbehalt der Rückforderung“ sinnvoll sein.

6. Beratung nutzen

Bei hohen Beträgen, wiederholten Fehlern oder einer drohenden Auseinandersetzung helfen Mieterverein, Verbraucherzentrale oder Rechtsberatung. Wenn Sie die Nachzahlung nicht aufbringen können, sprechen Sie frühzeitig mit der Hausverwaltung und fragen Sie nach einer Ratenzahlung.

Muster: Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung

Sie können Ihren Widerspruch zunächst kurz halten. Entscheidend ist, dass Sie die Abrechnung, den Zeitraum und die strittigen Punkte eindeutig benennen.

Betreff: Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung für den Zeitraum [Datum] bis [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit widerspreche ich der Heizkostenabrechnung für den Zeitraum vom [Datum] bis [Datum] vorsorglich.

Die Abrechnung ist für mich derzeit insbesondere in Bezug auf [zum Beispiel Verbrauchswerte, Warmwasserkosten, Betriebsstrom, Fernwärmekosten oder Vorauszahlungen] nicht nachvollziehbar.

Bitte ermöglichen Sie mir Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und Berechnungsunterlagen. Dazu gehören insbesondere [konkrete Unterlagen nennen].

Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Schreibens und teilen Sie mir einen Termin zur Belegeinsicht mit.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

[Adresse und gegebenenfalls Wohnungsnummer]

Bewahren Sie den Widerspruch und den Versandnachweis auf. Bei einem Musterbrief sollten Sie die Formulierungen an Ihren Fall anpassen. Rechtliche Beratung ersetzt der Mustertext nicht.

Wo kann ich meine Heizkostenabrechnung prüfen lassen?

Sollten Sie bei einem oder mehreren Punkten Ihrer Heizkostenabrechnung Unstimmigkeiten feststellen, lassen Sie sich von einem Profi beraten – zum Beispiel beim Deutschen Mieterbund. Für Mitglieder ist das Prüfen der Heizkostenabrechnung in der Regel kostenlos. Auch die Verbraucherzentrale hilft dabei, den eigenen Energieverbrauch zu verstehen. Beim kostenfreien Basischeck der Verbraucherzentrale kommt ein/e Energieberater*in zu Ihnen nach Hause, bewertet Ihren Verbrauch und prüft auf Wunsch auch Ihre Heizkostenabrechnung. Natürlich können Sie sich gegen eine entsprechende Gebühr auch Rechtsbeistand bei einem Anwalt/einer Anwältin für Mietrecht holen.